Quando trocar de contador? Hebert Ribeiro explica 7 sinais de que sua empresa precisa mudar

Quando trocar de contador? Essa dúvida normalmente aparece quando a empresa percebe que cumprir obrigações fiscais, receber guias e fechar a contabilidade já não é suficiente para acompanhar a complexidade do negócio.

À medida que a empresa cresce, as decisões ficam mais importantes e os riscos também aumentam. Faturamento maior, contratação de pessoas, novas unidades, financiamentos, estoque, operações em outros estados, mudanças societárias, novos investimentos e alterações tributárias exigem informações cada vez mais confiáveis.

Nesse cenário, a pergunta deixa de ser apenas se o contador está entregando as obrigações no prazo. O empresário precisa avaliar se a contabilidade consegue acompanhar margem, caixa, resultado, regime tributário, riscos e decisões de crescimento.

Hebert Ribeiro, CEO do Grupo Soma Contabilidade, trabalha com uma visão que integra contabilidade, tributário, financeiro e gestão. A proposta é fazer com que as informações contábeis cheguem ao ambiente de decisão da empresa, principalmente quando a operação já atingiu um nível maior de complexidade.

Mas estar insatisfeito com o contador não significa que a empresa precise trocar de escritório imediatamente. Antes da decisão, é importante identificar se existe um problema pontual que pode ser corrigido ou se o negócio realmente superou a estrutura que atualmente o atende.

Como saber se devo trocar de contador?

Existem sinais objetivos que ajudam o empresário a perceber quando a relação com a contabilidade deixou de acompanhar a evolução da empresa.

Uma falha isolada pode acontecer e ser resolvida. O problema aparece quando atrasos, falta de informação, dificuldade de comunicação, ausência de orientação e divergências passam a fazer parte da rotina.

Quanto mais complexa é a empresa, maior é a necessidade de integração entre contabilidade, fiscal, tributário, departamento pessoal, financeiro e gestão.

A seguir estão alguns dos principais sinais de que pode ser o momento de avaliar uma mudança.

1. A contabilidade informa o passado, mas não ajuda a decidir o próximo mês

Um dos primeiros sinais aparece quando os números chegam tarde demais.

Balanço, balancete, DRE e demais demonstrações precisam estar corretos. Mas, para uma empresa em crescimento, também precisam chegar em tempo de apoiar decisões.

Imagine descobrir meses depois que a margem de determinado produto começou a cair, que as despesas administrativas cresceram acima da receita ou que uma unidade passou a consumir mais caixa do que consegue gerar.

A informação continua correta e importante, mas perde grande parte de sua capacidade de ajudar a gestão quando chega somente depois que as decisões já foram tomadas.

É nesse ponto que a contabilidade consultiva começa a se diferenciar de uma relação limitada à execução operacional.

Na estrutura apresentada pelo Grupo Soma Contabilidade, por exemplo, dados contábeis, financeiros, tributários e indicadores são tratados como informações que precisam chegar à gestão de maneira conectada.

2. A empresa recebe as guias, mas não consegue entender sua carga tributária

Pagar impostos faz parte da atividade empresarial. O problema está em não compreender por que determinado valor está sendo pago, quais fatores aumentaram a tributação, se o regime atual continua adequado ou como mudanças na operação podem afetar a empresa.

Empresas mudam constantemente.

O faturamento cresce, margens se alteram, novos produtos entram no portfólio, novas unidades são abertas, contratos mudam, a empresa começa a atuar em outros estados e a estrutura societária pode ficar mais complexa.

Mesmo assim, algumas empresas permanecem durante anos utilizando exatamente a mesma lógica tributária.

Uma estrutura contábil preparada para operações mais complexas precisa ser capaz de analisar questões como:

• Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real;
• impacto dos tributos sobre margem e formação de preço;
• possibilidade e utilização de créditos tributários;
• mudanças decorrentes da Reforma Tributária;
• tributação de novas atividades, produtos ou unidades;
• efeitos tributários de decisões societárias;
• riscos fiscais, documentação e processos internos.

Isso não significa prometer redução de impostos. Significa analisar a realidade atual da empresa antes de simplesmente repetir o modelo utilizado nos anos anteriores.

3. Financeiro e contabilidade apresentam números diferentes

Outro sinal importante aparece quando cada área da empresa possui uma versão diferente do resultado.

O financeiro apresenta determinado saldo. A contabilidade apresenta outro. O empresário observa o dinheiro disponível no banco, mas não consegue relacionar aquele valor com o resultado apresentado na DRE.

Pagamentos podem ficar sem classificação, recebimentos sem conciliação adequada, documentos podem chegar atrasados e parte das informações acaba sendo reconstruída durante o fechamento.

Quando isso acontece repetidamente, o problema não está apenas no relatório final. Existe uma falha de processo e integração.

Para Hebert Ribeiro, cuja atuação apresentada pelo Grupo Soma está relacionada à integração entre contabilidade, gestão, tributário, margem e caixa, empresas com operações mais complexas precisam enxergar essas áreas de forma conectada.

A informação contábil precisa chegar à diretoria como ferramenta de decisão, e não apenas como registro do período que terminou.

4. Sua empresa cresceu, mas a estrutura contábil continua igual

Esse talvez seja um dos sinais mais fáceis de identificar.

Quando a empresa contratou determinado escritório, pode ser que tivesse apenas um CNPJ, poucos funcionários, operação local e uma rotina relativamente simples.

Alguns anos depois, o cenário pode ser completamente diferente:

• novas unidades;
• dezenas ou centenas de colaboradores;
• operações interestaduais;
• financiamentos e linhas de crédito;
• estoque relevante;
• ERP e outros sistemas de gestão;
• contratos de longo prazo;
• sócios com diferentes responsabilidades;
• planejamento de expansão;
• necessidade de crédito, investidores ou operações societárias.

Se o negócio mudou profundamente e o modelo da prestação contábil continua exatamente igual, vale analisar se a estrutura atual ainda possui capacidade para acompanhar essa nova fase.

5. Decisões importantes são tomadas sem participação da contabilidade

Comprar uma empresa, abrir uma filial, contratar financiamento, alterar preços, distribuir lucros, reorganizar a sociedade, criar uma holding ou receber um investidor são decisões com possíveis consequências contábeis, financeiras e tributárias.

Quando a contabilidade só fica sabendo dessas decisões depois que elas foram executadas, passa a atuar principalmente como registradora do passado.

Em empresas maiores ou em processo de crescimento, determinadas decisões devem ser analisadas antes de sua execução.

Isso não significa que o contador tenha de tomar todas as decisões. Dependendo da situação, podem participar advogados, consultores financeiros, especialistas tributários, gestores e outros profissionais.

Mas a informação contábil precisa fazer parte da análise.

6. A Reforma Tributária ainda não chegou à mesa da diretoria

A transição para o novo modelo de tributação sobre o consumo torna essa integração ainda mais importante.

IBS, CBS, aproveitamento de créditos, documentos fiscais, contratos, fornecedores, formação de preço, sistemas e capital de giro fazem com que os impactos da Reforma Tributária ultrapassem o departamento fiscal.

Para muitas empresas, a discussão não pode ficar limitada à pergunta sobre qual será a nova alíquota.

Também será necessário analisar:

• o que pode mudar na margem;
• se a formação de preço continuará adequada;
• como funcionarão os créditos;
• se sistemas e ERP estão preparados;
• como fornecedores e clientes serão afetados;
• quais contratos precisarão ser analisados;
• qual poderá ser o impacto sobre o caixa.

O Grupo Soma possui uma frente dedicada à Reforma Tributária, conectando aspectos fiscais a questões como preço, margem, créditos, contratos, sistemas e capital de giro.

7. Toda pergunta mais complexa depende de uma única pessoa

Pequenas operações conseguem funcionar durante bastante tempo com relações extremamente centralizadas.

O problema aparece quando a empresa cresce e temas tributários, trabalhistas, societários, financeiros e contábeis continuam dependendo exclusivamente de uma única pessoa.

Empresas mais complexas tendem a exigir especialização e divisão de responsabilidades.

Por isso, antes de trocar de contador, vale perguntar:

• quem responde pela área tributária?
• quem acompanha o fechamento contábil?
• quem participa das decisões mais importantes?
• como funciona o atendimento?
• existem especialistas para situações específicas?
• quem responde tecnicamente pelo trabalho?

Posso trocar de contador a qualquer momento?

Em regra, uma empresa pode mudar de contador ou escritório contábil quando entender que a estrutura atual não atende mais às suas necessidades.

Antes de realizar a mudança, porém, é importante verificar as condições do contrato de prestação de serviços existente, eventuais prazos de comunicação e as responsabilidades envolvidas na transição.

A mudança precisa ser organizada para que documentos, arquivos, acessos e obrigações sejam devidamente transferidos para o novo responsável.

Por isso, antes de simplesmente encerrar uma relação e iniciar outra, é recomendável planejar como será a transição.

Como funciona a troca de contador?

A troca de contador normalmente começa pela análise da situação atual da empresa e pela definição da data em que o novo escritório assumirá as responsabilidades.

Depois disso, precisam ser organizados os documentos, arquivos, históricos, acessos, procurações e informações necessárias para dar continuidade ao trabalho.

Em empresas com operações mais estruturadas, é recomendável analisar também possíveis pendências fiscais e contábeis, obrigações já entregues, situação cadastral, conciliações e integração dos dados financeiros.

Quanto melhor for a organização dessa transição, menor é o risco de informações importantes se perderem durante a mudança.

Trocar de contador é complicado?

A troca precisa ser organizada, mas não deve ser tratada como algo impossível.

O processo envolve definir claramente o encerramento da relação anterior, transferir documentos, arquivos e informações, organizar responsabilidades e disponibilizar os acessos necessários ao novo responsável.

O Conselho Federal de Contabilidade possui normas relacionadas à prestação de serviços e à transferência de responsabilidade técnica, incluindo aspectos ligados a documentos e arquivos profissionais.

Por isso, a melhor troca não é necessariamente a mais rápida. É aquela realizada depois de compreender o cenário atual e definir claramente o que a empresa espera da nova estrutura.

Normas e orientações da profissão contábil podem ser consultadas diretamente no Conselho Federal de Contabilidade.

Qual é a melhor época para trocar de contador?

Não existe um único mês ideal para todas as empresas.

O melhor momento é aquele em que a mudança consegue ser planejada sem prejudicar o cumprimento das obrigações e sem provocar perda de informações importantes.

Esperar o problema se tornar grave nem sempre é a melhor estratégia. Quando os sinais de desalinhamento começam a aparecer, a empresa já pode analisar se o escritório atual ainda possui capacidade para acompanhar a evolução do negócio.

Em alguns casos, o diagnóstico também pode mostrar que não é necessário trocar toda a contabilidade. O problema pode estar em uma área específica que pode ser atendida por um serviço complementar.

Preciso trocar de contador para contratar BPO Financeiro ou consultoria tributária?

Não necessariamente.

Existem situações em que a contabilidade atual continua responsável pelas obrigações da empresa enquanto uma estrutura especializada atua em áreas complementares.

Um exemplo é o BPO Financeiro, que pode ajudar na organização das rotinas financeiras, contas a pagar, contas a receber, conciliações, documentos e informações que depois também serão utilizadas pela contabilidade.

O mesmo pode acontecer com trabalhos específicos relacionados a planejamento tributário, Reforma Tributária, governança ou análise empresarial.

Por isso, antes da mudança, é importante descobrir qual é exatamente o problema que precisa ser resolvido.

Quais documentos são necessários para trocar de contador?

Os documentos necessários podem variar conforme o porte, atividade, regime tributário e estrutura da empresa.

Em uma transição, normalmente precisam ser organizados documentos societários, informações contábeis e fiscais, folhas e dados trabalhistas, declarações e obrigações já transmitidas, arquivos digitais, acessos, procurações e documentos relacionados à operação.

Empresas mais complexas também podem precisar transferir históricos de conciliações, controles, informações de sistemas e outros registros utilizados no fechamento contábil.

O ideal é que o novo escritório faça um levantamento do que precisa ser recebido para que a transição aconteça de forma organizada.

Antes de trocar de contador, faça estas perguntas

Uma comparação entre escritórios não deveria considerar apenas mensalidade ou quantidade de obrigações entregues.

Antes de contratar uma nova contabilidade, o empresário pode fazer perguntas como:

• em quanto tempo ocorre o fechamento contábil?
• quais relatórios serão entregues?
• quem analisará esses números com a diretoria?
• como funciona a área tributária?
• como financeiro e contabilidade serão integrados?
• como serão tratadas as mudanças da Reforma Tributária?
• quem serão os responsáveis pelo atendimento?
• como acontecerá a transição do escritório atual?
• existem profissionais especializados para situações específicas?
• existem processos próprios para empresas do meu segmento?
• quais informações a diretoria passará a ter depois da mudança?

A última pergunta é especialmente importante:

Se a resposta continuar limitada à emissão de guias, folha, obrigações e fechamento, talvez a empresa esteja apenas trocando de fornecedor sem mudar o modelo de trabalho.

Como escolher um novo contador para uma empresa em crescimento?

Quanto maior e mais complexa for a operação, menos eficiente tende a ser escolher uma contabilidade exclusivamente pelo menor preço.

A empresa precisa verificar se a nova estrutura possui capacidade técnica, processos, equipe, atendimento e especialização compatíveis com sua realidade.

Também é importante entender quem serão os responsáveis por temas contábeis, fiscais, tributários, trabalhistas e societários, além da maneira como as informações chegarão aos gestores.

Para empresas em crescimento, o contador passa a ocupar uma posição cada vez mais próxima das decisões estratégicas.

Grupo Soma Contabilidade: contabilidade, tributário, financeiro e gestão conectados

Com sede em Goiânia e atuação com empresas de diferentes regiões do Brasil, o Grupo Soma Contabilidade apresenta uma estrutura que conecta contabilidade empresarial, inteligência tributária, BPO Financeiro, Reforma Tributária, planejamento tributário, gestão e indicadores.

O CEO Hebert Ribeiro possui trajetória ligada à estratégia contábil, gestão empresarial e inteligência tributária.

A apresentação profissional publicada pelo Grupo Soma registra também capacitações relacionadas a Lucro Real e Presumido, IRPJ e CSLL, SPED Fiscal, ICMS/IPI, EFD PIS/Cofins, construção civil e atividades imobiliárias.

A lógica da atuação é analisar primeiro a realidade da empresa para entender se a necessidade está na contabilidade completa, em uma demanda tributária, no financeiro, na gestão ou em uma combinação dessas frentes.

Está pensando em trocar de contador?

Antes de tomar a decisão apenas por insatisfação ou preço, vale entender exatamente o que deixou de funcionar e o que a nova estrutura contábil deverá entregar.

Empresas que cresceram, aumentaram a complexidade da operação ou perceberam que a contabilidade atual já não participa das decisões podem conversar com a equipe do Grupo Soma para apresentar o cenário atual.

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Perguntas frequentes sobre troca de contador

Quando uma empresa deve trocar de contador?

A mudança deve ser considerada quando a estrutura atual deixa de acompanhar a complexidade da empresa, os números chegam tarde para apoiar decisões, existe pouca clareza tributária, financeiro e contabilidade não estão integrados ou o negócio cresceu sem que o serviço contábil evoluísse na mesma proporção.

Como saber se devo trocar de contador?

Observe se atrasos, dificuldade de comunicação, divergências de informações, pouca orientação e falta de participação em decisões importantes são problemas pontuais ou recorrentes. Quando essas situações passam a fazer parte da rotina, vale avaliar se a estrutura atual ainda atende à empresa.

Posso trocar de contador a qualquer momento?

A empresa pode mudar de contador, mas deve observar o contrato de prestação de serviços existente e organizar corretamente a transferência das responsabilidades, documentos, arquivos e acessos entre o profissional anterior e o novo responsável.

Como funciona a troca de contador?

A transição normalmente envolve definição da data de mudança, organização dos documentos e informações da empresa, transferência de arquivos e acessos e alinhamento das responsabilidades entre o escritório anterior e o novo contador.

Qual a melhor época para trocar de contador?

Não existe um único mês ideal. O melhor momento é aquele em que a empresa consegue organizar a transição sem comprometer obrigações ou perder informações importantes. Quando existem problemas recorrentes, adiar indefinidamente a decisão também pode aumentar os riscos.

Quais documentos preciso para trocar de contador?

A documentação varia conforme cada empresa, mas pode incluir documentos societários, arquivos contábeis e fiscais, informações trabalhistas, declarações transmitidas, procurações, acessos, históricos, relatórios e demais registros necessários para continuidade do trabalho.

Trocar de contador é complicado?

Não precisa ser. O mais importante é que exista planejamento. Uma transição organizada permite transferir documentos, responsabilidades e acessos sem comprometer a continuidade das obrigações da empresa.

É necessário trocar de contador para contratar BPO Financeiro ou consultoria tributária?

Não necessariamente. Dependendo da necessidade, serviços de BPO Financeiro, planejamento tributário, Reforma Tributária, governança ou gestão podem atuar em conjunto com a contabilidade já existente.

O Grupo Soma atende apenas empresas de Goiânia?

Não. O Grupo Soma possui sede em Goiânia, presença em Goiás e informa atuação com empresas localizadas em diferentes estados do Brasil.

Como falar com o Grupo Soma Contabilidade?

O contato pode ser feito pelo WhatsApp (62) 99816-4518, pelo telefone (62) 3942-4472 ou pelo site www.somacontabilidades.com.br.